5 outils de gestion de projet pour faciliter votre quotidien

Lorsqu'ils sont confrontés au défi de la gestion de projet, de nombreux professionnels se perdent au milieu du chemin parce qu'ils ne sont pas en mesure de mettre en pratique les actions nécessaires pour que tout se passe comme prévu.

Et en pensant à ce point, les outils de gestion de projet deviennent essentiels pour ceux qui veulent se distinguer en tant que gestionnaire d'initiatives qui apportent des résultats. Mais connaissez-vous déjà les principaux outils de gestion de projet ? Connaissez-vous les caractéristiques de chacun d'entre eux ?

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Si vous disposez d'une équipe réduite, avec un budget serré et que vous êtes prêt à utiliser de nouvelles ressources de gestion, il existe un certain nombre de solutions qui peuvent être le bon choix pour vous. Dans ce contenu, vous apprendrez à connaître une liste de 5 outils de gestion de projet différents, chacun ayant une fonction spécifique !

Les 5 outils pratique pour la gestion des projets

  1. Slack : communication entre équipes agiles ;
  2. Tello : gestion efficace du flux des tâches ;
  3. Google Drive : échange efficace de fichiers et d'informations ;
  4. Google Agenda : synchronisation des rendez-vous et des dates ;
  5. Stratws One: suivre les indicateurs clés de performance en temps réel.

Les raisons d’utiliser des outils pour la gestion?

Les outils de gestion de projet doivent combiner des fonctionnalités avec des caractéristiques intuitives et une interface utilisateur claire.

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Mais pourquoi les utiliser ? La vérité est que pendant l'exécution d'un projet, vous devez accomplir plusieurs actions différentes en même temps. Certains d'entre eux le sont :

  • Structurez le processus ;
  • Augmenter la productivité ;
  • Alignez tous les objectifs ;
  • Simplifier la communication sur la qualité ;
  • Assurez-vous de l'exécution de toutes les étapes ;
  • Alerte pour l'utilisation des meilleures pratiques ;
  • Sauvegardez toutes les données et informations générées.

Autant de points que tout projet doit envisager, en pratique, pour sortir du papier. Il est donc pratiquement impossible pour quiconque de gérer des projets de qualité sans l'aide d'outils ou de logiciels spécifiques. Heureusement, il existe une grande variété d'applications pour les gestionnaires de projets qui permettent de répondre à ces exigences spécifiques.

Maintenant, préparez-vous à savoir quels sont les principaux outils de gestion de projet qui vous aideront à respecter toutes les étapes et les objectifs décrits.

5 meilleurs outils pour la gestion de projets

1- Slack

En ce qui concerne la qualité de la communication, l'idéal est de disposer d'un canal commun où toutes les équipes et tous les membres peuvent rester en contact de manière organisée et se concentrer sur les activités à réaliser.

Et grâce à cet objectif, Slack est l'un des meilleurs outils de gestion de projet. Ce système, qui peut être utilisé gratuitement et en ligne, vise à créer des opportunités pour les individus ou les groupes d'interagir avec leurs collègues sur des questions liées aux projets.

Il s'agit d'une application facile à utiliser avec une interface utilisateur très simple et intuitive. Chaque utilisateur peut créer un profil, envoyer des fichiers et lire des messages.

Il est possible de créer des groupes privés, appelés "canaux", et les messages envoyés au sein d'un canal ne sont visibles que par certains participants.

Donc, si vous avez besoin d'une collaboration en équipe, commencez à utiliser Slack dès que possible et récoltez des résultats rapidement.

2- Trello

Pour faire un bon travail de gestion de projet, il est important de maintenir une séquence logique des tâches et d'avoir une visibilité sur les prochaines étapes ou sur ce qui a fini par prendre du retard.

Trello est l'outil de gestion de projet idéal pour vous. En utilisant la méthodologie Kanban, vous pouvez créer votre compte gratuit, connecter toutes les personnes concernées et créer des colonnes en fonction des activités que vous devez suivre.

Dans chacune de ces colonnes, vous pouvez insérer des cartes qui représentent chaque activité, et vous pouvez également insérer la date de livraison, la personne responsable, des notes importantes et des commentaires pour donner plus de visibilité à tout ce qui doit être livré.

3- Google Drive

La gestion d'un projet nécessite l'utilisation de nombreux documents et processus différents. Et à ce stade, Google Drive est l'outil idéal, non seulement pour stocker des informations, des feuilles de calcul et des présentations.

En utilisant Google Drive, votre équipe peut partager des fichiers en ligne et effectuer des suivis, des modifications simultanées et des suggestions ou commentaires d'amélioration. Tout pour qu'il y ait ce partage visant les résultats attendus.

4- Google Agenda

La routine des activités au cours du processus de gestion de projet est vraiment intense. C'est pourquoi Google Agenda est également l'un des principaux outils de gestion de projet.

C'est le meilleur système pour avoir une visibilité de votre routine de travail et aussi de toute votre équipe. Il est important de mettre en place une routine où chacun peut indiquer dans l'agenda quelle activité ou réunion sera réalisée à chaque moment.

De cette façon, il est beaucoup plus facile d'évaluer le volume des actions quotidiennes et cela facilite le travail à temps pour choisir un temps libre pour inclure une autre activité.

5- Stratws One

Le suivi et la mesure des performances des équipes sont essentiels lors de la mise en œuvre d'un projet.

Et l'un des meilleurs outils de gestion de projet sur le marché est Stratws One, idéal pour transformer votre équipe en une véritable équipe de haute performance.

L'outil comporte plusieurs modules différents qui vous aideront à mener n'importe quel projet de manière stratégique, comme, par exemple :

  • La performance des entreprises ;
  • Performance individuelle ;
  • Présentation des rapports ;
  • Gestion des réunions ;
  • Les possibilités d'amélioration.

L'utilisation de chacun de ces outils de gestion de projet permet aux chefs de projet et aux équipes de comprendre s'ils réussissent et quels ajustements sont nécessaires pour obtenir des résultats futurs.

Il est possible d'utiliser plusieurs de ces outils, en les utilisant de manière appropriée, chacun pour sa fonction spécifique.

Pourquoi utiliser des outils de gestion ?

Dans un univers professionnel de plus en plus trépidant, l'optimisation du temps et des ressources demeure un enjeu de taille. Les outils de gestion sont le levier incontournable pour répondre à cet impératif. Mais quels bénéfices dans la pratique, pourraient découlent de ces instruments modernes ? Premièrement, les outils de gestion procurent un gain de temps significatif. La systématisation et l'automatisation des processus administratifs, commerciaux ou encore de production permettent aux entreprises d'augmenter leur rendement. Le travail est accompli plus rapidement, libérant ainsi du temps pour se consacrer à d'autres tâches à plus grande valeur ajoutée.

Deuxièmement, ces instruments revêtent un aspect crucial en terme de fiabilité. En minimisant l'intervention humaine, souvent source d'erreurs, ils offrent une meilleure exactitude et consistance dans la réalisation des opérations. La qualité des prestations s'en trouve sublimée, renforçant ainsi la satisfaction client.

Troisièmement, l'usage de ces outils offre une visibilité accrue sur les activités de l'organisation. Les managers et dirigeants peuvent, en temps réel, suivre l'exécution des projets, l'état des ventes ou encore évaluer l'efficacité des opérations. Telle une boussole, ils guident les prises de décisions stratégiques. Pour illustrer ces propos, prenons l'exemple des outils retroplanning comme sur ce site.

Toutefois, face aux immenses bénéfices que ces dernières peuvent offrir, il serait préjudiciable de se priver de cette occasion de développer l'efficience de son entreprise.